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展览运输:兵马未动粮草先行细节决定一切(2)

发布日期:2011-03-28 11:25:42   浏览次数:91我要打印
  在运输过程中,并不是将货物发完就了事了。与运输代理的沟通最为重要。作为参展商,参加展览会每个环节应该由专人负责,运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好,运输公司通常会有找不到人的情况发生,这样很容易耽误时间。

灵活应对特殊情况

另外,在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例,参展的货物通常是开幕前两天运到,但经常会有例外情况。比如,一个最典型的例子, 去年在北京中国国际展览中心由中国纺织工业协会、中国国际贸易促进委员会主办的第九届中国国际纺织机械展览会(CITM E 2004)举办日期是10月12日至16日。该展开幕前,北京市交管部门突然下达一道规定,9月25日到10月7日不准外地车进京。由于纺织机械往往是非 常大型的设备,光调试至少就要用上两天时间,所以许多企业都要早早地进入场馆。所以,作为运输代理的宝川公司,只好通知企业要么提前运展品,要么10月7 日以后再运。

北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期,往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解,但 展览运输商对 此经验会更丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。为了应对这种情况,一些集装箱夜 里进京,但是展览中心无人上班,无法卸货,而且晚上操作的危险性比较大。如果参展商有特殊情况需要夜里加班,要与运输方沟通好,由运输方负责与展览中心和 搬运方协调,但是夜里加班费用应该由参展商支付。

进馆:迅速有序搬进场

在整个运输环节中,进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容,进馆就像是在打仗。

对于参展商来说,进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物,但一些展览会很多参展商的展品却是自己运进展馆的。

留心游击队式的搬运工

目前,很多展览馆管理不善,展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上,以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低,但是服 务的安全性没有保证。组展商与指定的展览运输商都合同在先,如果在搬运中出现展品或人员的损伤,参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。

游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时,通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工,因此在搬运过程中,常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜,但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。
为节省时间,进馆要听从展览运输商的安排

由于展览会展前准备时间非常短,因此,展品进馆时间就更显紧张。所有展商都希望自己第一个进馆、第一个出馆,但这是不现实的。在一些大型机械展中往往有 这样的事情发生,某个展商的展品很大,其第一个进馆并挡在展馆中间,之后谁的展品也进不去。为了尽量节约进馆时间,参展商应该听展览运输商的安排,由展览 运输商凭经验统筹安排,通过这种方式尽可能地争取时间。

一些特殊展览,如纺织机械展需要有测试的时间。有的大机器测试需要很长时间,而竞争对手又与自己在展会上同台竞争,这就考验一个公司在整个流程中的现场协调和操作能力。

展后:还要沟通运输商

目前,国际、国内同题材的展览会很多,很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。这在运输上,也要注意一些问题。

周宇逊告诉记者,如果是本地展品参加多个展览会,问题不会太大,可以自己找运输公司,也可以将货物交给此次展会的运输代理,由他负责将货物发往新的展览会。

进口展品事先要与运输代理沟通

如果是进口展品,就要事先与运输代理沟通,因为海关监管的产品,报关手续比较繁琐。参展商再到另一地参展需要转关,比如参展商在北京参加展会后又要把展 品发到上海去参加另外一个展会,应该首先了解这个展会是不是海关监管备案的展览会。如果有备案,又时间允许,则可以由北京转关到上海。

两边海关有时候可能会因某个细节有不同意见,因此,转关文件在办理时需要一定的时间。在这种情况下,如果两个展览会日期非常相近,一定要提前向运输代理了解可否转关,如果能转,在此次展会期间就要提前做好准备。如果不能转,最好准备其他的展品参加另一个展览。

如果两个展览会不在同一国,除了考虑海关转关时间的因素外,还要考虑运输的问题。比如参加完北京的展览会再参加新加坡的展会,如果时间很接近,最好不要 将展品转关。很多人认为,如果海关没问题,北京和新加坡的展览会时间很近也能参展,其实并非如此。每年某些季节是航空公司空运的旺季,有时候空港运输太 紧,航空公司不接受订舱,这样会使展品无法及时运抵目的地。
 
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